Laporan Pelaksanaan Training AOSI #1 : Alfresco 23 Jan 2013

Foto_Training_AOSI_AlfrescoAOSI telah melaksanakan Training pertamanya yaitu Alfresco yang dilaksanakan pada 23 Januari 2013, Jam 09:00 s/d 16:00. Training Alfresco ini dilaksanakan di PT. Inixindo Persada, Rukan Permata Senayan E2-E5 Jl. Tentara Pelajar 5, Jakarta. Tujuan Training Alfresco ini adalah untuk memberikan pengenalan, termasuk instalasi, penggunaan dan setting konfigurasi terkait Alfresco, ditambah dengan pengenalan Liferay.

 Materi Training Alfresco diberikan oleh Ibu Tiur Lumban Gaol dari PT. Softbless, dengan jumlah peserta training sebanyak 22 orang terdaftar, 3 orang tidak hadir, 19 orang hadir. Kelengkapan yang diberikan pada saat training yaitu, Modul Alfresco, Absensi, Feedback Form, Snack dan Makan Siang dan Sertifikat.

Training di mulai pada jam 8.30 yang dibuka oleh Bapak Ifik Arifin dari Inixindo, untuk materi alfresco dibawakan oleh ibu Tiur Lumban Gaol dan 2 orang asistennya dari PT. Softbless Indonesia. Awal mula training dimulai dengan melakukan instalasi Alfresco pada laptop masing-masing peserta, alfresco yang digunakan para peserta antara lain versi 4.2 ce dan 3.4 ce untuk linux dan windows. Setelah para peserta berhasil melakukan instalasi alfresco kemudian dilanjut dengan coffe break, setelah coffe break selesai dan sebelum masuk training dilakukan foto bersama trainer dan peserta training untuk serfikat yang akan diberikan kepada para peserta training alfresco. Ketika pembahasan materi berlangsung yang dilakukan pelatihan secara langsung pada masing-masing laptop peserta training dengan waktu yang ditentukan. Berikut point-point materi training yang sudah dirangkum :

1. User Options

Pada materi ini adalah melakukan perubahan pada user profile admin yang terdiri dari info, site content dan change password. Kemudian dilanjutkan dengan Customize Dashboard yang melakukan perubahan antara lain dengan menghapus dashlet Getting Started dan menambah dashlet : My Document dan Content Editing. Pada materi ini waktu yang diberikan untuk latihan selama 10 menit.

2. Content dan Space

A. Space2

Materi kedua yang dibawakan adalah Content dan Space, Secara umum Space adalah folder dan subfolder yang berada pada menu repository pada alfresco,Untuk membuat Space dengan klik New Folder pada toolbar.

B. Content

Content merupakan isi dari space, dimana terdiri dari file-file dokumen. Pada content memiliki beberapa fungsi antara lain Download, View in Browser, Edit Metadata, Upload New Version,
Edit Offline, Copy To, Move To, Delete Document, Start Workflow, Manage Permission dan Manage Aspects. Pada latihan training dilakukan untuk edit metadata dan edit offline pada salah
satu content yang sudah di upload dan kemudian melakukan upload new version content. Untuk latihan ini diberikan waktu 15 menit
Materi Training Alfresco diberikan oleh Ibu Tiur Lumban Gaol dari PT. Softbless, dengan jumlah peserta training sebanyak 22 orang terdaftar, 3 orang tidak hadir, 19 orang hadir. Kelengkapan yang diberikan pada saat training yaitu, Modul Alfresco, Absensi, Feedback Form, Snack dan Makan Siang dan Sertifikat.

C. Hak Akses pada Content/Space

Pada latihan ini adalah untuk menentukan hak akses setiap user terhadap Content dan Space. Untuk itu sebelum melakukan penentuan hak akses pada Content dan Space yang perlu di lakukan adalah membuat user dan group. Setelah membuat user dan group selanjutnya melakukan pengaturan hak akses dengan langkah berikut ini :

  • login sebagai admin
  • Invite 1 user ke suatu space sebagai coordinator di space ‘template’.
  • Di space ‘laporan’, atur agar hak aksesnya jangan Inherit Permissions.
  • Login sebagai user biasa tersebut lalu perhatikan bahwa sekarang user biasa tersebut sudah memiliki action yang lebih lengkap dibandingkan sebelumnya di space ‘template dan tidak bisa melihat adanya space ‘laporan’.

Setelah berhasil membuat hak akses pada content dan space selanjutnya adalah dengan melakukan invite 1 group yang sudah dibuat ke suatu content. Pada latihan ini diberikan waktu selama 15 menit.

3. Edit Content

Pada edit Content, dimana content pada suatu space di edit dengan metode edit offline, proses edit offline adalah dengan melakukan download terlebih dahulu yang kemudian dapat melakukan edit
dengan aplikasi pengolah dokumen (openoffice/ms office). Namun pada web repository content yang dilakukan edit offline akan terdapat notifikasi “This document is locked by you for offline
editing” sehingga content yang sedang dilakukan edit offline tidak bisa di edit oleh user lain yang akan melakukan edit pada content tersebut.
Setelah content selesai dilakukan edit offline, langkah selanjutnya content yang sudah di
update dilakukan Upload New Version sehingga content tersebut memiliki 2 versi. Pada proses edit Content diberikan waktu 15 menit untuk latihan.

4. Searching

Pada materi ini dilakukan percobaan untuk mencari suatu content. Dimana fitur searching dapat berdasarkan dari isi pada contentnya. Selain itu ada pilihan parameter antara lain : format content,
modified date, modifier, dsb. Diberikan waktu 10 menit untuk latihan searching.

5. Rules & Aspect

Pada materi Rules & Aspect secara garis besar adalah memberikan rules/aturan dimana yang di ujicobakan adalah melakukan pemindahan content dengan kriteria tertentu dari space asal ke
space tujuan, rules yang dimaksud seperti halnya pada filter e-mail. Pada latihan Rules & Aspect diberikan waktu 15 menit.

6. Workflow

Pada latihan ini dilakukan proses workflow pada suatu content, workflow adalah ditujukan untuk memfasilitasi proses approval atas content yang dimaksud. User yang membuat content disebut
sebagai initiator dan yang menerima workflow disebut reviewers. Sebelum melakukan start workflow ada beberapa kolom fungsi yang harus di isi antara lain General, Due Date, Priority, Review,
dan items. Setelah kolom-kolom tersebut di isi sesuai dengan yang ditentukan maka dapat dilakukan start workflow yang ditujukan kepada reviewer. Workflow content akan tampil pada dashlet My
Task reviewer sehingga reviewer dapat merubah status task menjadi completed kemudian isi comment dan klik tombol approve pada task tersebut. Setelah reviewer melakukan approve pada content maka initiator akan menerima task yang telah di approved oleh reviewers kemudian ubah status task dan klik task menjadi Done.

Setelah materi end user selesai dipresentasikan dan dikarenakan masih ada waktu yang tersisa, dilanjutkan dengan membahas hal teknis dari Alfresco antara lain :

  • melakukan backup aplikasi dan database alfresco.
  • melakukan setting email pada alfresco.
  • melakukan perubahan path direktori penyimpanan.
  • melakukan perubahan konfigurasi pada alfresco.

Selain itu Ibu Tiur juga memberikan demo singkat mengenai aplikasi Liferay, yang merupakan aplikasi portal dan sering disebut sebagai content management framework atau web application framework sebagai penutup dari training ini. Kemudian training Alfresco ditutup pada jam 16.00 wib.
.

published by admin on Mon, 2011-07-04 13:36:50

Leave a Reply

Skip to toolbar